Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) to obecnie jeden z najważniejszych tematów dotyczących przyszłości prowadzenia biznesu. Wielu właścicieli firm i menedżerów postrzega ją jako sposób na zwiększenie produktywności, a zarazem uproszczenie działania firmy. Czym dokładnie jest RPA i jak działa? Jakie korzyści wynikają z jego wdrożenia? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Czym jest RPA?

Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) to zestaw algorytmów, który naśladuje działania człowieka i wykonuje za niego powtarzalne czynności, które nie wymagają myślenia. Przykładem może być logowanie się do systemu, przełączanie między aplikacjami, pobieranie i kopiowanie danych, a także wiele innych powtarzających się zadań, z których można odciążyć człowieka. Robot wykonuje je w dokładnie taki sam sposób jak człowiek, korzystając z interfejsu użytkownika (GUI). Oznacza to, że wykorzystanie RPA nie wymaga tworzenia nowych, dedykowanych rozwiązań systemowych, ale oparte jest na istniejących zasobach w celu modyfikowania, pobierania i przetwarzania danych w taki sam sposób jakby robił to pracownik.

Jak działa RPA?

Robot obserwuje zachowania realnego użytkownika, a następnie rejestruje listę zadań do zrobienia w celu realizacji danego procesu. Następnie opierając się na tej liście wykonuje dane czynności dokładnie w taki sam sposób jakby robił to pracownik. Dzięki temu jest m.in. w stanie zalogować się do danego systemu i pobrać z niego dane, a następnie przenieść je do i innej aplikacji. RPA może działać w dwóch modelach, a mianowicie:

– czasowym, co polega na tym, że uruchamia się automatycznie lub jest włączany ręcznie wyłącznie wtedy, gdy należy wykonać zaprogramowany wcześniej rodzaj zadań;

– ciągłym, co oznacza, że działa 24h/dobę przez 7 dni w tygodniu, przejmując na siebie konkretne, powtarzalne czynności, np. wysyłając maila z odpowiedzią o przyjęciu zgłoszenia i przesłaniu go do konkretnego działu w firmie.

Jakie procesy mogą być poddane robotyzacji?

Robotyzacja procesów biznesowych pozwala na uproszenie biznesu dzięki optymalizacji istniejących procesów oraz przejęciu części z nich przez roboty. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule: Zautomatyzuj swoje procesy biznesowe dzięki RPA. Jakie procesy mogą być wykonywane przez roboty? Przede wszystkim te, które są powtarzalne i nie wymagają podejmowania decyzji oraz są realizowane przy wykorzystaniu różnego rodzaju aplikacji, programów i systemów informatycznych. Są to wszystkie procesy, które są monotonne i nie wymagają od człowieka wyjścia poza określone ramy działania. Przykładem może być zalogowanie do konkretnych systemów, pobranie z nich danych, a następnie usystematyzowanie ich w formie raportu przedstawionego osobom decyzyjnym.

Jak odnieść sukces we wdrożeniu RPA?

Wbrew pozorom wdrożenie RPA w firmie nie jest trudne, ponieważ nie wymaga tworzenia nowych rozwiązań systemowych. Jak już wspomniano robot wykorzystuje dotychczasowe zasoby, pracując w taki sam sposób jak człowiek. Od czego zależy więc sukces we wdrożeniu RPA? Istotne jest przede wszystkim prawidłowe podejście załogi do zmian oraz jej współpraca przy wdrożeniu innowacji. Pracownicy powinni wskazać obszary, które według nich nadają się do robotyzacji oraz rozumieć, że nie zagraża ona ich stanowiskom, ale ma na celu odciążenie z koniecznych, a zarazem najmniej produktywnych czynności. Dzięki temu będą mogli wreszcie poświęcić więcej czasu na zadania, które rozwijają i przynoszą firmie konkretną wartość.

Drugim, bardzo ważnym aspektem udanego wdrożenia jest wsparcie ze strony dostawcy RPA. Dedykowany konsultant powinien odpowiedzieć na wszystkie pytania oraz przedstawić załodze firmy korzyści wynikające z zastosowania RPA. Partnerska współpraca jest możliwa po wybraniu odpowiedniego dostawcy robotów, którym może być np. Mindbox. Firma posiada ogromne doświadczenie, a jej oferta jest dostępna na RPA – mindbox.pl.

Korzyści wynikające z wdrożenia RPA?

Podstawowe korzyści wynikające z wdrożenia RPA to optymalizacja procesów, a także ograniczenie kosztów działalności. Algorytmy przejmują powtarzalne zadania pracowników, którzy mogą skupić się na wykonywaniu bardziej kreatywnych czynności. Wykorzystanie RPA pozwala podnieść również jakość wykonywanych procesów oraz ograniczyć ryzyko wystąpienia w nich ludzkich błędów. Wynika to z faktu, że robot nie popełnia błędów wynikających z rutyny, czy przemęczenia. Co więcej, on się w ogóle nie męczy, nie bierze urlopu i nie prosi o podwyżkę.

Wdrożenie RPA w firmie pozwala zoptymalizować i uprościć jej działanie. Możliwe jest dzięki temu ograniczenie kosztów działalności oraz uzyskanie przewagi nad konkurencją, a co za tym idzie zdobycie pozycji lidera dane rynku.