Jeszcze do niedawna internetowe operacje płacowe na danych wrażliwych były właściwie nie do pomyślenia. Wiązało się to głównie z brakiem zaufania do bezpieczeństwa danych w Internecie. Obecnie programy IT łączące sobie zintegrowane systemy eZUS i MF są strzałem w dziesiątkę.
Kadry i płace w chmurze – jak to działa
Program IT kadry i płace w chmurze, ma przede wszystkim podwójne lokowanie, które ma zapewnić bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych, zgodnie z obowiązującym od niedawna RODO. Użytkownik podczas logowania proszony jest w pierwszej kolejności o podanie hasła, a następnie kodu PIN, który generowany jest na telefonie komórkowym, dzięki pobranej aplikacji QR. Dane i informacje przechowywane w chmurze są również zabezpieczone przed ich utratą. W zależności od polityki backupowej oprogramowania, kopia zapasowa tworzona jest automatycznie, w konkretnych odstępach czas np. co godzinę. Dodatkowo, użytkownik może w każdej chwili zapisać dane i utworzyć backup. Od 2019 roku pracodawca będzie mógł zdecydować czy zamienia dotychczasowe papierowe teczki z danymi pracowników, na cyfrowe. E-teczki są bardzo wygodnym rozwiązaniem, które ułatwia przechowywanie danych, a każdy dokument opatrzony jest certyfikatem potwierdzającym wiarygodność. System internetowy po złożeniu bezpiecznego podpisu pozwala przejść do zakładki z trójdzielnymi teczkami (A, B, C).
System kadr i płac zintegrowany z ZUS PUE
Ogromną zaletą systemów IT jest ich integracja z ZUS PUE. W jednym miejscu można załatwić wszystkie formalności. Elektroniczne zwolnienia trafiają do ZUS-u i na konto systemowe, dzięki czemu można od razu zatwierdzić zwolnienie. Poza ty, kolejnym udogodnieniem jest możliwość importu wszystkich e-zwolnień, w celu rozliczenia nieobecności pracownika. Dodatkowo, oprogramowanie posiada grafik i obecności pracownika, które są automatycznie weryfikowane i zaznaczane jako dzień wolny np. w przypadku urlopu, albo L-4.
Automatyczne wysyłanie deklaracji podatkowych prosto z systemu
Na koniec każdego roku pracodawca jest zobligowany do wystawienia pracownikom deklaracji podatkowych. Dzięki kadrom i płacom w chmurze można zrobić to w mgnieniu oka. Dokumenty generowane są automatycznie i wysyłane prosto do Urzędu Skarbowego. Akceptacją wysyłki jest bezpieczny podpis, albo informacja o rocznym przychodzie firmy za ubiegłe lata. Dzięki temu, że wszystko odbywa się drogą elektroniczną, wniosek można złożyć nawet w ostatnim wyznaczonym dniu, będąc już poza biurem, w miejscu z dostępem do Internetu. Bardzo prosta i szybka jest również komunikacja z ZUS-em. Pracodawca może bez problemów przygotować raporty, rozliczenia imienne, albo wyrejestrować pracownika z zakładu ubezpieczeń. Dzięki integracji z PUE jest możliwość szybkiego wysyłania dokumentów i deklaracji, bez konieczności ich pobierania.
Nie da się ukryć, że system IT do kadr i płac naje ogromne możliwości i szansę efektywniejszej pracy. Oferuje on wygodne rozwiązania, z których można korzystać w każdym miejscu z dostępem do Internetu. Dane przechowywane w takim systemie są bezpieczne i chronione przed zniszczeniem. Warto wprowadzić taki system w swoim przedsiębiorstwie, bo jest on idealny zarówno dla mikro, średnich jak i dużych firm.
