Utrata kontroli nad dokumentacją zawsze generuje straty w organizacji. Istnieją jednak rozwiązania pozwalające na uniknięcie takich problemów. Tym rozwiązaniem nie jest jednak zarządzanie każdym aspektem działalności w innym programie. Tu potrzeba rozwiązania programistycznego, które scali i zintegruje cały obieg dokumentów.
Co trzeba zrobić, żeby wdrożyć skuteczny i niezawodny obieg dokumentów?
Ze wdrożeniami elektronicznych systemów obiegu dokumentów najczęściej kojarzone są prace wykonawcze: implementacje różnych API w obrębie systemu głównego, konfiguracje poszczególnych programów lub modułów, testowanie działania systemu i tak dalej. To oczywiście słuszne skojarzenie, ale podstawową czynnością, jaką należy przeprowadzić, jest analiza potrzeb oraz obecnej struktury dokumentacji. To istotne, ponieważ rozwiązania takie, jak na przykład https://innotion.pl/workflow, są wysoce konfigurowalne i należy je indywidualnie dopasować do wymagań klienta.
W im większym nieładzie znajduje się obecna dokumentacja, tym więcej czas potrzeba na samo tylko zaplanowanie integracji. Rozwiązuje się na tym etapie takie problemy, jak nadawanie uprawnień użytkownikom, sposoby prezentacji danych z dokumentów, zabezpieczenia i tak dalej.
To może trwać długo, ale oszczędza się zawsze więcej czasu
Od analizy bieżącego systemu obiegu dokumentów, przez planowanie jego usprawnień, ewentualną rozbudowę oprogramowania o moduły niezbędne w celu prawidłowej integracji, aż po faktyczne wdrożenie i testowanie systemu: wszystkie te procesy mogą zajmować sporo czasu. O ile w małych firmach na wdrożenie wystarcza kilka dni, o tyle systemy korporacyjne o wyższym poziomie złożoności wymagają więcej pracy. Niekiedy wdrożenie skutecznego obiegu dokumentów może zająć kilka tygodni oraz pewien czas na testy.
Specjaliści zajmujący się wdrożeniami starają się zawsze działać tak, aby do ukończenia prac możliwe było działanie w obrębie starego systemu, natomiast może się zdarzyć i tak, że potrzebne będzie czasowe ich odłączenie na przykład w celu zabezpieczenia migracji danych lub przeprowadzenia pewnych testów. Są to jednak zasadniczo przerwy trwające krótko i często takie operacje można przeprowadzić poza godzinami pracy firmy.
Wdrożenie nie jest jednorazowe
Kiedy mówi się o wdrożeniach najróżniejszych systemów informatycznych do zarządzania dokumentami, zwykle rozpatruje się to jako skończoną czynność. O ile oczywiście etap wdrożenia kończy się dość szybko, to jednak warto mieć świadomość, że żadne, nawet najlepsze rozwiązanie, nie będzie skuteczne bezterminowo. Liczy się nie tylko stworzenie indywidualnych rozwiązań, które pomogą firmie dziś, ale też takich systemów, które będą skalowalne i dadzą możliwość zmiany funkcjonalności w przyszłości, kiedy zmieni się charakter działalności albo pojawi się potrzeba modyfikacji samego cyklu obiegowego dokumentów.
Przy doborze rozwiązań w tym zakresie warto więc zwrócić uwagę również na to, aby dawały one możliwość bieżącego dostosowania oraz ciągłego monitorowania skuteczności obiegu dokumentów. Wtedy będzie można stopniowo udoskonalać system wraz z rozwojem firmy.
