Microsoft Teams to narzędzie, które w ciągu ostatnich miesięcy zyskało ogromną popularność, podobnie jak inne platformy, które umożliwiają komunikację wewnątrz firmy. Jest ono chętnie wykorzystywane nie tylko przez duże korporacje, ale nawet przez średnie i małe firmy, zwłaszcza w przypadku zespołów pracujących w różnych krajach. Jak wdrożyć Microsoft Teams i sprawić, by komunikacja za pomocą tego narzędzia gwarantowała zawsze najwyższą jakość?
Co umożliwia nam Microsoft Teams?
Narzędzie to oferuje nam ogrom możliwości. To znacznie więcej niż zwykły komunikator. Dzięki Microsoft Teams możemy prowadzić zdalną i płynną pracę nad różnorodnymi projektami. Sporo komunikacji pomiędzy pracownikami możemy przenieść właśnie do tego narzędzia, dzięki czemu zminimalizujemy ilość wysyłanych maili. Dodatkowo Microsoft Teams umożliwia pracę wspólną nad różnymi plikami i dokumentami, dzięki czemu nie tylko nie musimy wysyłać ich jako załączniki. Oferuje ono także możliwość pracy nad dokumentem w kilka osób, w tym samym momencie.
Jeżeli firma oczekuje możliwości udostępniania pracownikom różnorodnych zasobów, w tym aktualności czy po prostu materiałów edukacyjnych, Microsoft Teams również sprawdzi się znakomicie. Nie można zapomnieć też o wideokonferencjach, które są integralną częścią tego narzędzia.
O czym należy pamiętać, wdrażając w swojej firmie Microsoft Teams?
• W pierwszej kolejności powinniśmy upewnić się, że sami pracownicy nie będą mieli problemów z wykorzystaniem samego narzędzia, które mogą wynikać np. ze sprzętu komputerowego, z którego korzystają.
• Z Microsoft Teams możemy korzystać, logując się za pomocą danych do konta, którego używamy w ramach Office 365, jak i również darmowego konta, niezwiązanego z Office 365. Warto określić, z której metody powinni korzystać nasi pracownicy.
• Odpowiedni dział powinien upewnić się, że wszyscy pracownicy poprawnie pobrali i zainstalowali aplikację Teams na swoich komputerach oraz – jeżeli tego oczekujemy – także na służbowych telefonach
Jak pracować w Microsoft Teams?
Aby Microsoft Teams było wykorzystywane naprawdę skutecznie, każdy z pracowników powinien nie tylko bezproblemowo obsługiwać samą aplikację, ale również zrozumieć schematy, w oparciu o które firma chce działać.
Praca w Microsoft Teams opiera się na działaniach w ramach zespołów i działów strukturalnych – w przypadku tych drugich możemy również zdecydować się na takie, które będą dedykowane tylko do danego projektu. Każdy z zespołów powinien jednocześnie mieć określoną strukturę kanałów, które związane są z danym projektem, czy z danym zespołem.
Kanały w danym projekcie sprawdzą się idealnie, jeżeli oczekujemy, że będą je wykorzystywać osoby, które są tylko częściowo zaangażowane w danym projekt. Dobrym przykładem będą ci, którzy pracują np. jedynie nad kwestiami finansowymi – nie musimy tworzyć dla nich osobnego zespołu, a właśnie osobny kanał w danym projekcie.
Spotkania zespołowe, wideokonferencje oraz wysoka jakość połączeń audio i wideo
Jedną z najczęściej wykorzystywanych funkcjonalności są oczywiście spotkania zespołowe, podczas których możemy nie tylko zobaczyć, ale i usłyszeć innych pracowników.
Kluczem do sprawnej komunikacji jest również wdrożenie odpowiednich standardów dotyczących właśnie spotkań zespołowych i wideokonferencji, z wykorzystaniem kamer oraz mikrofonów. Aby spotkania te były efektywne, należy pamiętać o tym, żeby:
• osoby dołączające włączały kamery – dzięki temu mamy pewność, że będą one bardziej zaangażowane w działanie zespołu. Taka forma spotkania przybliża nas bardziej do standardów, jakie oferują jedynie spotkania twarzą w twarz,
• jeżeli jest taka konieczność, użytkownicy udostępnili swój pulpit innym uczestnikom spotkania. Dzięki temu inni bardziej zaangażują się w to, co prezentuje aktualnie osoba z uruchomionym pulpitem,
• po spotkaniu wszelakie notatki oraz komentarze były udostępnione bezpośrednio w danym zespole w ramach Microsoft Teams, można wykorzystać do tego również OneNote.
Wysoka jakość połączeń to klucz do tego, by spotkania były udane efektywne oraz przebiegały sprawnie i bezproblemowo. Tyczy się to zwłaszcza osób, które je prowadzą lub są najbardziej aktywne , mówią najwięcej oraz zawsze korzystają z włączonej kamery czy udostępniają innym pulpit lub inne materiały. Wysoka jakość to gwarancja nie tylko większego zaangażowania, ale również tego, że pracownicy czy partnerzy biznesowi dobrze nas zrozumieją.
Aby o nią zadbać – zarówno w kontekście audio, jak i wideo, właśnie podczas spotkań zespołowych i wideokonferencji w ramach Microsoft Teams, zachęcamy do skorzystania z dodatkowych urządzeń, które oferują wyższą jakość, niż dedykowane rozwiązania dostępne np. w komputerach osobistych.
Warto sięgnąć np. po słuchawki, urządzenia audiokonferencyjne i wideokonferencyjne, oferowane przez Poly, której oficjalnym dostawcą w Polsce jest firma Veracomp. Sprzęt ten oczywiście kompatybilny jest również z Microsoft Teams, a więcej o nim można dowiedzieć się na stornie Poly.veracomp.pl.
