Outsourcing IT staje się coraz popularniejszy, co wynika z wielu korzyści jakie daje korzystanie z usług zewnętrznych. Współpraca z dobrą firmą outsourcingową pozwala ograniczyć koszty oraz poprawić efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jak zatem wybrać profesjonalnego dostawcę usług? Na co zwrócić uwagę przy nawiązywaniu współpracy z firmą świadczącą outsourcing IT? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Outsourcing IT – określ swoje potrzeby

Przedsiębiorca, który decyduje się na outsourcing IT i szuka odpowiedniego dostawcy usług powinien w pierwszej kolejności określić swoje potrzeby. Sprecyzowane oczekiwania wobec firmy zewnętrznej ułatwią nawiązanie współpracy oraz wspólne osiągnięcie tych celów. Firma świadcząca usługi IT powinna wiedzieć, na czym najbardziej zależy jej zleceniodawcy oraz otrzymać jasne wytyczne dotyczące zakresu usług. Dobra współpraca to konkretny przekaz, w związku z czym zleceniodawca powinien oczekiwać poprawy konkretnych wskaźników, zamiast stawiać oczekiwania w stylu „zwiększ zyski firmy”. Właściwe powinno być stwierdzenie – zoptymalizuje ten konkretny proces, co przyniesie większe zyski.

Co wziąć pod uwagę przy wyborze firmy do outsourcingu IT?

Przedsiębiorca, który określił już swoje oczekiwania może przejść do następnego kroku, jakim jest wybór odpowiedniego dostawcy usług. Na tym etapie warto dokonać szczegółowej analizy potencjalnego partnera, co pozwoli zminimalizować ryzyko współpracy z nierzetelną i niekompetentną firmą. Najważniejsze elementy, jakie należy wziąć pod uwagę przy wyborze zewnętrznego usługodawcy IT to:

• specjalizacja w danym obszarze IT;
• model biznesowy;
• dostęp do najnowszych technologii;
• portfolio;
• doświadczenie w zarządzaniu złożonymi wyzwaniami biznesowymi;
• komunikacja z klientami;
• dotrzymywanie terminów.

Zweryfikuj stabilność biznesową potencjalnego dostawcy

Jest to bardzo ważny aspekt, ponieważ przedsiębiorca podpisujący umowę w zakresie outsourcingu IT liczy zazwyczaj na długofalową współpracę. Pominięcie tego etapu może okazać się fatalne w skutkach jeśli potencjalny partner za kilka miesięcy ogłosi upadłość. Odczuje to zarówno sam przedsiębiorca, który będzie zmuszony w pośpiechu szukać nowego dostawcy outsourcingu oraz jego klienci w postaci obniżenia poziomu świadczonych usług.

Stosunek jakości do ceny

Koszt outsourcingu IT uzależniony jest od zakresu danej umowy. Oczywiście im więcej usług zlecamy firmie zewnętrznej, tym wyższa będzie kwota do zapłaty. Analizując koszty potencjalnej współpracy należy wziąć pod uwagę przede wszystkim stosunek jakości do ceny. Co to oznacza? Mówiąc prostym językiem, zaleca się przeanalizowanie, czy skorzystanie z drożej usługi przyniesie firmie większe korzyści, a co za tym idzie pozytywnie wpłynie na jej zyski. Często zdarza się tak, że pozorna oszczędność na outsourcingu tworzy dodatkowy koszt w postaci konieczności wykonywania pewnych czynności samodzielnie przez przedsiębiorcę lub własnego pracownika. Należy zdawać sobie sprawę, że kompleksowe usługi najwyższej jakości muszą odpowiednio kosztować, ale taka inwestycja może przynieść duże zyski i wznieść biznes na wyższy poziom.

Należy mieć również świadomość, że rekrutacja własnego specjalisty IT nie jest prosta. Przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego wymaga czasu oraz odpowiednich umiejętności (o czym można przeczytać na mindworkers.pl), w związku z czym w wielu sytuacjach lepszym rozwiązaniem będzie zapłata za najwyższej jakości usługi zewnętrzne. Pozwala to uwolnić czas przedsiębiorcy, który może zająć się rozwojem własnego biznesu.

Partnerstwo

Wybierając firmę do outsourcingu IT warto postawić na podmiot, który będzie dla nas partnerem. W związku z tym zaleca się nawiązanie współpracy z firmą podobnej wielkości co nasze przedsiębiorstwo. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której duży dostawca usług posiada wielu większych klientów, którzy są dla niego zdecydowanie ważniejsi. Może to doprowadzić do odkładania naszych problemów na później i rzutować negatywnie na całokształt współpracy. Jak wiadomo relacje partnerskie to podstawa biznesu, co sprawdza się również w przypadku outsourcingu IT. Nawiązanie bliskiej i długoterminowej współpracy pozwala stworzyć strategię działania i sukcesywnie ją realizować.

Wybór właściwego dostawcy outsourcingu IT jest kluczowy pod kątem właściwego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dlatego też ważna jest odpowiednia analiza ofert oraz sprawdzenie rzetelności potencjalnego partnera. Przedsiębiorca, który poświęci czas na te czynności minimalizuje ryzyko nawiązania niekorzystnej współpracy, co mogłoby przynieść firmie wymierne straty.